Passer une commande est l'étape principale à effectuer pour bénéficier des cartes macartevacances. Une commande correspond à la commande de nouvelles cartes et/ou la recharge des cartes existantes.

C'est votre première commande? Voici le lien vers l'article spécifique à votre situation.

Voyons les étapes une à une.

Avant de passer une commande, il est conseillé de nettoyer votre base existante en retirant les salariés sortis de vos effectifs.

Pour cela, depuis votre espace CSE macartevacances, cliquez sur l’onglet Employés

Pour retirer un bénéficiaire, cliquez sur la ligne de l’employé concerné puis dans le menu associé (les trois points au bout de la ligne)

Sélectionnez Support et enfin Retirer l’employé de mon compte.

Une fois retiré, nous allons prévenir le bénéficiaire par email que son budget peut être dépensé sur les prochains mois, et qu'au-delà, sa carte sera désactivée.

Pour ajouter un bénéficiaire, cliquez sur le bouton Ajouter un employé et saisissez les informations demandées.

Une fois votre base nettoyée, vous pouvez utiliser la liste existante dans macartevacances comme base de travail pour la construction de votre fichier de commande.

Vous n'aurez plus qu'à mettre à jour les budgets.

Depuis votre espace CSE macartevacances, cliquez sur l’onglet Employés, puis Plus d’actions et enfin exporter le fichier au format .CSV.

Une fois le fichier téléchargé, assurez-vous qu’il respecte bien les entêtes du fichier initial, dans le bon ordre :

§ Nom

§ Prénom

§ Email

§ Critère : cette colonne peut rester vide

§ Budget : Ce budget correspond à la dotation que vous attribuez à chacun des salariés. Il ne doit pas inclure le montant de la contribution. Le budget doit être au format texte et non monétaire. Veuillez faire attention à ne pas mettre de formule.

§ Contribution : si vous n’utilisez pas la contribution, vous pouvez supprimer cette colonne

§ Matricule : si vous n’utilisez pas de matricule, vous pouvez supprimer cette colonne

⚠️ Pensez également à garder le fichier au format .csv en le sauvegardant.

Attention, en cas de recharge des cartes existantes, les adresses email mentionnées dans votre fichier de commande doivent être identiques à celles renseignées dans votre interface (en cas d'adresse mail différente, une nouvelle carte sera créée). Il est donc conseillé de travailler directement à partir du fichier exporté depuis l'interface.

Depuis votre espace CSE macartevacances, cliquez sur l’onglet Employés, puis Plus d’actions et enfin importer un nouveau fichier.

Sélectionnez votre fichier, vérifiez les informations (nombre de bénéficiaires rechargés et nouvelles cartes, possibles doublons, erreurs...), Budget et Contribution pour l’ensemble des bénéficiaires, puis cliquez sur Valider l'import et créer une nouvelle commande.

Vérifiez que les informations affichées correspondent bien à votre commande.

Vous avez un récapitulatif des frais de commande.

Une fois vos informations vérifiées, vous pouvez accepter les conditions générales de ventes et valider votre commande.

Un récapitulatif de votre commande s'affiche alors avec le montant nécessaire à virer et les données bancaires du compte CSE Macartevacances. Vous y trouverez les instructions de virement, les employés concernés et votre bon de commande.

⚠️ Pensez à bien vérifier les informations bancaires (RIB) que vous aurez à utiliser.

Bravo, votre commande est passée !

Une fois les fonds reçus sur votre compte bancaire macartevacances, ils seront distribués sur les cartes de votre commande.

Les nouveaux bénéficiaires recevront un email de notification pour qu'ils puissent renseigner leurs adresses postales et reçoivent ainsi leurs cartes (sous 3 à 5 jours ouvrés).

Vous avez un souci pour passer votre commande ?

N'hésitez pas à nous contacter pour nous le signaler. Un conseiller reviendra vers vous dans les meilleurs délais.