Passer une commande est l'étape principale à effectuer pour bénéficier des cartes macartevacances.
Une commande correspond à la commande de nouvelles cartes et/ou la recharge des cartes existantes.
C'est votre première commande ? Nous allons voir toutes les étapes une à une :
1) Nettoyage de votre base bénéficiaires
Avant de passer une commande, il est conseillé de nettoyer votre base existante en retirant les salariés sortis de vos effectifs.
2) Préparation du fichier de commande
Une fois votre base nettoyée, vous pouvez utiliser la liste existante dans macartevacances comme base de travail pour la construction de votre fichier de commande.
Vous n'aurez plus qu'à ajouter les nouveaux bénéficiaires et mettre à jour les budgets.
L'export de la liste existante se fait depuis l'interface dans l'onglet employés, > "plus d'actions" > "exporter le fichier au format .CSV".
Vous pouvez également télécharger le fichier d’exemple ci-dessous.
Votre fichier doit être au format CSV.
Votre fichier doit respecter les entêtes du fichier d'exemple (nom, prénom, email, critère, budget, contribution, matricule, dans cet ordre).
Si vous n'utilisez pas la contribution ou les matricules, vous pouvez supprimer ces colonnes.
La colonne critère peut rester vide.
Le budget doit être au format texte et non monétaire. Veillez également à ne pas renseigner de totaux.
Attention, en cas de recharge des cartes existantes, les adresses email mentionnées dans votre fichier de commande doivent être identiques à celles renseignées dans votre interface (en cas d'adresse mail différente, une nouvelle carte sera créée). Il est donc conseillé de travailler directement à partir du fichier exporté depuis l'interface.
3) Import du fichier
L'import du fichier se fait depuis l'onglet employés, "plus d'actions", "importer un nouveau fichier".
Sélectionnez votre fichier, vérifiez les informations (nombre de bénéficiaires rechargés et nouvelles cartes, possibles doublons, erreurs...), puis cliquez sur "Valider l'import et créer une nouvelle commande"
4) Vérification des informations de la commande
Vérifiez les informations affichées
Vous avez un récapitulatif des frais de commande. Voici un article expliquant les différents frais liés aux commandes.
5) Validation et paiement de la commande
Une fois vos informations vérifiées, vous pouvez accepter les conditions générales de ventes et valider votre commande.
Un récapitulatif de votre commande s'affiche alors. Vous y trouverez les instructions de virement, les employés concernés et votre bon de commande.
6) Que se passe-t-il pour mes bénéficiaires ?
Une fois les fonds reçus sur votre compte bancaire macartevacances, ils seront distribués sur les cartes de votre commande.
Les nouveaux bénéficiaires recevront un email de notification pour qu'ils puissent renseigner leurs adresses postales et recevoir leurs cartes. Ils les recevront alors sous 3 à 5 jours ouvrés.
Votre commande est passée !
En cas de questions, votre chargé de compte est là pour vous accompagner, n'hésitez pas à le contacter.